Порядок составления дефектовки.

 

Введение.

Программа построена по принципу вложенности объектов и имеет древовидную структуру.

• Основной объект в этой иерархии - дефектовка.
• Дефектовка содержит в себе разделы. Например, при составлении дефетовки для ремонта помещений, единицей разделов может быть помещение - кухня, спальня и прочее. 
• Разделы можно разделить на подразделы. По аналогии с предыдущим пунктом, помещение можно разделить на пол, потолок, стены, откосы и т.д в качестве подразделов. При формировании сметы, программа разбивает визуально разделы на подразделы, но промежуточные суммы рассчитывает только по разделам.

 

Интерфейс. Меню работы с дефектовкой.

Программа управляется с помощью основного и контекстного меню. Вызов контекстного меню осуществляется нажатием ПКМ. 

Пункты основного меню становятся доступными в зависимости от прав пользователя и добавляются или убираются в зависимости от текущей операции.

Основные пункты меню для составления дефектовки:

Главное меню -> [Файл] -> [Подключить другую базу] - смена файла базы. Вы можете работать с несколькими базами с разными настройками. Для создания базы достаточно сделать копию существующей, присвоить ей другое имя и отредактировать настройки.

Главное меню -> [Дефетовка] -> [Список дефектовок] - открывает форму с таблицей всех дефектовок. При первом запуске необходимо убрать все галочки в окошке "Фильтры" вверху формы.

Главное меню -> [Дефетовка] -> [Создать дефектовку] - открывает форму с параметрами и свойствами дефектовки. Здесь необходимо ввести основные данные об объекте, и заказчике, установить коэффициенты для работ и материалов по умолчанию. Коэффициенты будут вставлятся для каждого раздела. Позже коэфициенты можно будет менять как при составлении дефектовки, так и при подгонке коэффициентов. После заполнения можно перейти непосредственно к составленю дефектовки нажатием кнопкт "В дефектовку"

Главное меню -> [Дефектовка] -> [Параметры дефектовки] о ткрывает форму для ввода параметров дефетовки. Эта форма также открывается при создании дефектовки, см. предыдущий пункт, но так же ее можно открыть отдельно для редактирования параметров и свойств уже имеющейся дефектовки. Например в процессе расчетов можно заблокировать дефектовку от редактирования или поставить статус "в работе".

Главное меню -> [Дефектовка] -> [Подгонка коэффициентов] - открывает форму со таблицей разделов и подразделов дефектовки. Здесь можно увидеть суммы по разделам и подразделам дефектовки, а так же проконтролировать сумму по определенной позиции по всей дефектовке. В таблице можно править коэффициенты и в режиме реального времени видеть изменения сумм по разделам/подразделам, по дефектовке и по сметной стоимости. 

Главное меню -> [Дефектовка] -> [Удалить дефектовку] - удаляет полностью все строки дефектовки, включая разделы и подразделы, схемы и прочие данный. Удаленная дефектовка восстановлению не подлежит.

Главное меню -> [Дефектовка] -> [Экспорт в Excel] - эквивалент печати дефектовки. Программа формирует смету в таблице Excel, где можно смету подредактировать, и подготовить для печати.

Основные пункты меню продублированны в контекстном меню, которое вызывается нажатием ПКМ по строке в таблице. 

 

Таблица смет.

Главное меню -> [Дефектовка] -> [Список дефектовок] 

Пункт меню открывает список для для поиска и выбора нужной дефектовки.

Рис1. Форма управления списком дефектовок.

В верхней части формы расположена область задания фильтров просмотра. Фильтры позволяют быстро найти необходимую дефектовку или группу дефектовок.

• "№ договора" - отфильтровывает все дефектовки, в номер договора которых, входит указанный текст
• "Период с" - отфильтровывает все дефектовки, созданные от указанной даты.
• "Период до" - отфильтровывает все дефектовки, созданные до указанной даты.
• "Объект содержит текст" - отфильтровывает все дефектовки, в название объекта которых, входит указанный текст.
• "ФИО содержит текст" - отфильтровывает все дефектовки, в имя заказчика которых, входит указанный текст.
• "Адрес содержит текст" - отфильтровывает все сметы, в адрес которых, входит указанный текст.
• "этот год" - показывает дефектовки только за текущий год, состояние сохраняется для последующих сессий.
• "в работе" - показывает дефектовки, отмеченные галочкой "в работе", состояние сохраняется для последующих сессий.
• "заблокированные" - показывает только заблокированные дефектовки, состояние сохраняется для последующих сессий.
• "мои счета" - показывает только дефектовки текущего пользователя, состояние сохраняется для последующих сессий.

Фильтры возможно применять одновременно и накладывать друг на друга.

 

Создание и открытие сметы.

Главное меню -> [Дефектовка] -> [Создать дефектовку] - функция доступна при пустом окне и когда активна форма со списком дефектовок.

Рис2. Форма редактирования параметров и свойств сметы.

 

В этой форме можно прописать или исправить информацию о смете и заказчике.

Галочка "В работе" - обозначает, что по данной смете составлен и подписан договор и что изменения в данной смете запрещены.

Галочка "Блокировать доступ" - применяется для блокировки доступа  к смете по каким-то причинам. Например, для принятия какого-то решения руководителем или получения дополнительной информации от заказчика.

"Дата регистрации" - предлагает текущую системную дату Вашего компьютера и фиксирует дату создания дефектовки.

"№ договора" - при составлении договора фиксирует его номер для облегчения поиска дефектовки по договору или договора по дефектовке, а также выводится в шапке при составлении сметы в Excel.

"Объект" - название объекта. Выводится в шапке при составлении сметы в Excel.

"Адрес" - адрес объекта. Выводится в шапке при составлении сметы в Excel.

"Клиент" - ФИО клиента или доверенного лица, или наименование организации. Выводится в шапке при составлении сметы в Excel.

"Телефон" и "E-mail" - контактные данные клиента для связи.

"Примечание" - дополнительная информация по дефектовке для внутреннего использования. Нигде на печать не выводится и может использоваться для пометок и напоминаний при составлении дефектовки.

Параметры расчетов

"Коэффициент на работы по умолчанию" - коэффициент, который будет использовать по умолчанию при создании нового раздела/подраздела в дефектовке.

"Коэффициент на материалы по умолчанию" - коэффициент, который будет использовать по умолчанию при создании нового раздела/подраздела в дефектовке.

Коэффициент на механизмы и прочее всегда устанавливает равным 1.

"НДС" - величина ставки НДС

"Представление итогов" - может принимать два значения: "С учетом НДС" и "Без учета НДС". Влияет  на представление итоговых сумм по смете пр составлении сметы в Excel.

По окончании ввода параметров и свойств сметы нажимаем кнопку "В дефектовку" и можем непосредственно приступить к составлению дефектовки. 

 

Окно редактирования дефектовки.

Главное меню -> [Дефектовка] -> [Открыть дефектовку]

Либо из формы "Параметры дефектовки" нажатием кнопки "В дефектовку".

Рис3. Окно редактирования дефектовки.

1. Панель управления разделами.

2. Панель параметров и показателей текущего раздела.

3. Панель групп работ и материалов.

4. Переключатели между списками работ, материалов и прочих расходов.

5. Таблица работ, материалов и прочих расходов

6. Панель дефектовки.

 

Разделы.

Управление разделами осуществляется с помощью меню Главное меню -> [Разделы], контекстного меню и кнопок на панели разделов.

Рис4. Панель дерева дефектовок.

Главное меню -> [Разделы] -> [Добавить раздел]

Добавление разделов и подразделов зависит от местоположения курсора в дереве разделов. Если курсор находится в самом верху дерева на пункте "Разделы сметы", то добавится основной раздел. Если курсор находится на разделе, добавится подраздел в этот раздел. Если курсор находится на подразделе, то тоже добавится подраздел в родительский раздел.

Новому разделу будет присвоено имя "Новый раздел" и он будет добавлен в конец списка разделов. Новому подразделу будет присвоено имя "Новый подраздел" и он будет добавлен в конец списка подразделов текущего раздела. При создании раздела/подраздела, им будут присвоены коэффициенты на работы и материалы из назначенных по умолчанию при создании дефектовки. Коэффициенты можно менять на стадии создания дефектовки в панели текущего раздела или позже в форме "Подгонка коэффициентов".

Главное меню -> [Разделы] -> [Удалить раздел]

Удаляет выделенный раздел/подраздел. Разделы удаляются вместе с подразделами.
Внимание! Разделы/подразделы удаляются вместе со всемы данными по разделу/подразделу без возможности восстановления.

  - кнопки перемещения разделов внутри сметы и подразделов только внутри родительского раздела. 

 

Панель текущего раздела.

После создания раздела/подраздела можно изменить его название, а так же изменить коэффициенты на работы и материалы.

Рис5. Панель текущего раздела.

При изменении коэффициентов работ и материалов все последующие добавленные работы и материалы будут рассчитываться по новым коэффициентам. Если необходимо пересчитать весь раздел по новым коэффициентам, то нужно нажать соответствующую кнопку рядом с величиной коэффициента.

В нижней части панели находятся ячейки для ввода параметров расчета работ. Цифры из этих ячеек будут использоваться при расчете работ, а так же привязанных материалов и прочих расходов по работе. Для того, что бы расчет работ происходил от параметра необходимо указать в настройках работ в столбце "Привязка", параметр, от которого необходимо производить расчет.

 

Панели работ, материалов и прочих расходов. 

В верхней части находится панель дерева групп и подгрупп работ/материалов/прочих расходов. Управление группами и присвоение групп/подгрупп происходит в настройках. Для переключения меду работами/материалами/прочими расходами используются кнопки в средней части панели. Дерево групп/подгрупп предназначено для быстрого поиска и перемещения по справочникам работ/материалов/прочих расходов. Группы/подгруппы в дереве располагаются в алфавитном порядке. При переключении групп/подгрупп происходит фильтрация и обновление списка позиций в нижней части панелей. Списки работ/материалов/прочих расходов фильтруются и сортируются в алфавитном порядке.

Для вывода всего списка нужно выбрать корневой пункт в дереве групп под названием "Группы". Если у работы/материала/прочих расходов указана группа и не указана подгруппа то позиция будет выводится при выборе группы, если указана и группа и подгруппа, то позиция будет выводится только в списке при выборе подгруппы в дереве. 

 

Составление дефектовки.

Для добавления позиции в дефектовку необходимо выбрать раздел на панели дерева разделов. После этого с помощью перемещения по дереву групп/подгрупп и списку выбирите необходимую позицию и сделать по ней двойной клик ЛКМ.
Внимание! Первой всегда должна быть внесена работа!

Материалы и прочие расходы всегда добавляются только в работу.

Если к работе привязаны материалы и прочие расходы, то они автоматически добавятся в дефектовку.

Для добавления материалов или прочих расходов необходимо сначала выбрать в дефектовке работу или любую строку из уже добавленных материалов и прочих расходов к нужной работе. ДЕЛАТЬ ЭТО НУЖНО КАЖДЫЙ РАЗ!

 Рис6. Панель таблицы дефектовки.

Строки работ имеют белый цвет и вторая цифра в столбце "п/п" всегда ровна "0".

Строки материалов имеют серо-голубой светлый цвет.

Строки прочих расходов имеют серый цвет. 

Порядок добавления и редактирования позиций.

Работа.

При добавлении работы, если в настройках указан параметр, то объем работ будет взят из ячейки соответствующего параметра. "Объем" в ячейке параметра и "Объем работ" в таблице - это не одно и то же. "Объем" в параметрах - это физическая величина объема в куб.метрах. "Объем работ" работ в таблице подразумевает любую величину. Это может быть и объем в куб.м, и площадь в кв.м, например, при покраске стен, и количество, например, при кладке кирпича, или, например, длина в пог.м, при укладке электропровода.

Для работы стоимость будет посчитана как Стоимость = Кол-во * Цена. При этом Кол-во = Объем работ.

Если к работе привязан материал, то его стоимость будет рассчитана так: Стоимость = Кол-во * Цена, где Кол-во = Объем работ * Расход. Расход будет взят из настроек таблицы привязок материалов из столбца "Расход".

Если к работе привязаны прочиее расходы, то их стоимость будет рассчитана так: Стоимость = Кол-во * Цена, Кол-во будет взято из настроек таблицы привязок прочих расходов из столбца "Кол-во".

Непосредственно в таблице можно изменить значение в столбце "Кол-во" и "Коэффициент". При изменении этих значений строка будет пересчитана автоматически. Внимание! При замене коэфициентов по всему разделу все индивидуальные коэффициенты будут заменены, поэтому установку индивидуальных коэффициентов нужно проводить после принятия конечных решений по коэффициентам в разделах.

Материал.

Материал можно добавить только к работе. При этом, в отличии от добавления привязанного материала, количество не будет считаться от расхода и объема работ. Количество необходимо будет внести в ручную. Стоимость будет посчитана как Стоимость = Кол-во * Цена. Внимание! При замене коэфициентов по всему разделу все индивидуальные коэффициенты будут заменены, поэтому установку индивидуальных коэффициентов нужно проводить после принятия конечных решений по коэффициентам в разделах.

Прочие расходы.

Прочие расходы тоже можно внести только к работе. Но, в отличие от работ и материалов, можно редактировать 3 столбца: "Объем работ", "Кол-во" и "Коэффициент". Для чего? Пример. Для разгрузки нужно нанять 2-х грузчиков на 3 часа по цене 1 грузчик/час=100р. Пишем в "Объем работ"=3 часа, в "Кол-во"=2 человека, в "Цена" указано 100р. Получаем 3 * 2 * 100 = 600р, то есть Стоимость = Объем работ * Кол-во * Цена. 

Если будет указано только "Объем работ" либо "Кол-во", то Стоимость = Объем работ * Цена, либо Стоимость = Кол-во * Цена. Коэффициенты для прочих расходов выставляются сугубо индивидуально.

Нулевые строки и редактирование цены.

При внесении новых позиций в смету могут сформироваться строки с нулевой сметной стоимостью. Такие строки будут подсвечены красным фоном.

Рис7. Подсветка нулевых строк. 

Причиной могут быть нули в столбцах, участвующих в расчетах. Эту особенность можно использовать при неизвестных заранее ценах. Если цена по позиции = 0, то цену можно редактировать прямо в таблице. Но внимание, это можно сделать только пока цена равна 0. Исправление цен недопускается. 

Примечание. Возможно в будущем сделать исправление нулевой цены по другому. Можно добавить дополнительный столбец в настройках, где можно указать разрешение на изменение цен для определенных позиций. Отпишитесь по этому поводу в комментариях к этой статье.